Bruiloft organiseren: stappenplan en checklist

Wat regel je wanneer voor je bruiloft?

De meeste stellen beginnen twaalf tot achttien maanden voor de trouwdatum. In de tabel staat de checklist per periode. Daaronder lees je per stap waar je op let.

Wat regel je twaalf tot achttien maanden vooraf?

Budget en gastenlijst. Begin met twee getallen: hoeveel wil je uitgeven en hoeveel mensen nodig je uit. Die hangen direct samen, want vrijwel elke kostenpost schaalt mee met het aantal gasten: catering, drank, stoelen, glaswerk en de grootte van de tent.

Maak onderscheid tussen daggasten en avondgasten. Daggasten zijn bij de ceremonie en het diner, avondgasten komen voor het feest. Voor het diner heb je zitplaatsen en servies nodig, voor het feest vooral statafels, een bar en ruimte om te dansen.

Begroot de locatie en de catering apart, want die verschillen sterk per bruiloft. De inrichting kun je wel vooraf doorrekenen: voor 80 gasten in een stretchtent kost die bij ons ongeveer € 4.012 per dag excl. btw. Hoe dat bedrag is opgebouwd, lees je in wat kost een bruiloft.

Wanneer leg je de datum en de locatie vast?

Zo’n twaalf maanden vooraf. Populaire trouwlocaties en zaterdagen in de zomer zijn vaak een jaar vooruit vergeven. Trouw je op een eigen plek, zoals een tuin, een weiland of een boerderij, dan heb je meer vrijheid, maar regel je ook meer zelf: een tent, meubilair, stroom, verlichting en sanitair.

Kijk bij een eigen locatie op tijd naar de praktische kant. Kan een vrachtwagen tot bij de plek komen? Hoeveel stroomgroepen zijn er? Is de ondergrond vlak genoeg voor een tent? Die vragen bepalen welke tent en welk meubilair mogelijk zijn. In de gids over trouwen in je eigen tuin staat alles op een rij.

Wanneer doe je de melding voorgenomen huwelijk?

Op zijn vroegst een jaar en uiterlijk twee weken voor de trouwdatum. In Nederland doe je die melding bij de gemeente; vroeger heette dat ondertrouw. Wil je op een eigen locatie trouwen, vraag dan bij je gemeente na of dat kan en welke voorwaarden er gelden. Die regels verschillen per gemeente.

Welke leveranciers leg je zes tot negen maanden vooraf vast?

De leveranciers die snel volgeboekt raken: fotograaf, catering, muziek en, bij een eigen locatie, de tent. Een trouwtent reserveer je voor een datum in het hoogseizoen bij voorkeur een half jaar tot een jaar vooruit.

Vraag voor de inrichting één offerte aan voor alles wat je nodig hebt: tent, tafels, stoelen, linnen, servies, glaswerk, bar en licht. Dat scheelt afstemming tussen leveranciers, levermomenten en transportkosten.

Wat regel je drie maanden voor de bruiloft?

De styling en de aantallen. Kies een kleurenlijn en houd die vast in linnen en aankleding, servies en bloemen. Werk de aantallen uit zodra de reacties van gasten binnen zijn.

Reken voor glaswerk twee tot drie glazen per gast, voor servies één bord per gang en voor statafels één tafel per zes tot acht avondgasten. Voor 80 gasten aan ronde tafels van 150 centimeter heb je tien tafels nodig.

Wat doe je in de laatste week?

Bevestig de definitieve aantallen bij je leveranciers en spreek af wie er bij de levering is. Maak een draaiboek met tijden voor opbouw, ceremonie, diner, speeches en feest, en geef dat aan de ceremoniemeester. Zet de avond voor de bruiloft de koelkasten al aan en leg de verlengkabels klaar.

Na afloop laat je servies en glaswerk vuil in de kratten staan. Vuil servies retour, wij wassen af, dus jullie hoeven de dag na de bruiloft niet af te wassen.